Caja Mayor: la plata real del negocio, en un solo lugar

1Cómo funciona, en dos frases

Las ventas suman solas a la cuenta de su medio de pago: lo cobrado en efectivo va a Efectivo, el QR a MercadoPago, las transferencias a Banco. Las compras y los gastos restan solos de la cuenta con la que se pagaron.

Vos no cargás las ventas dos veces. Lo único que hacés en la Caja Mayor es controlar: revisar lo que te rinde cada caja, contar la plata de vez en cuando y anotar lo que el sistema no puede saber solo (el alquiler, un aporte tuyo, la comisión de MercadoPago).

2Dónde está

Entrá a Caja desde el Inicio y tocá la pestaña Caja Mayor (antes se llamaba Economía: es la misma, con más herramientas).

Arriba ves el saldo total del negocio y lo que entró y salió en el mes. Abajo, los accesos Rendición de cajas, Arqueo y Compras a pagar, y una tarjeta por cada cuenta con su saldo.

3Ver qué entró y salió de cada cuenta

Tocá una cuenta y elegí Ver movimientos.

El historial muestra los últimos 30 días, agrupados por día, con el saldo al inicio y el saldo al final. Con el botón de fechas de arriba elegís otro período.

• Ventas del día: todo lo cobrado ese día con el medio de pago de la cuenta, en un solo renglón.
• Compra a … y Gasto: …: uno por uno, con el nombre del proveedor o del gasto.
• Lo cargado a mano (ingresos, gastos, ajustes, arqueos): se puede tocar para corregirlo o borrarlo.
• Lo automático no se toca acá: una venta se corrige desde Ventas, una compra desde Compras. Así nunca quedan dos versiones distintas del mismo dato.

4Rendición de cajas: controlar lo que te rinde cada turno

Cada vez que un cajero cierra su caja, ese cierre aparece en Rendición de cajas → Por revisar, de todas las sucursales. En la tarjeta ves cuánto efectivo esperaba el sistema, cuánto contó el cajero, la diferencia y lo cobrado por QR, tarjeta y transferencia.

Tocá un cierre para revisarlo:

1. En ¿Cuánto efectivo recibiste? viene cargado lo que contó el cajero. Si a vos te llegó otra cosa, cambialo: abajo te dice al toque si falta o sobra.
2. En ¿Entró esto por los otros medios? vienen los montos del sistema. Cambialos solo si lo que te llegó es distinto (por ejemplo, MercadoPago te descontó la comisión).
3. Si se pagaron gastos en efectivo desde la caja (un flete, una reparación), dejá prendido Restar los gastos pagados desde la caja.
4. Tocá Marcar como revisada. Antes de guardar te muestra exactamente qué se va a registrar.

Si te equivocaste, abrí el cierre desde Revisadas y tocá Revisar de nuevo (reemplaza lo anterior, nunca se duplica) o Deshacer revisión (lo borra y vuelve a Por revisar).

5Arqueo: contar la plata de verdad

Cuando quieras (fin de semana, fin de mes), entrá a Arqueo y cargá lo que hay de verdad en cada cuenta: los billetes que tenés, lo que dice el home banking, lo que dice la app de MercadoPago. Las que dejes vacías no se tocan.

Tocá Revisar diferencias: te muestra los ajustes que va a registrar y, al confirmar, cada cuenta queda con el saldo que contaste. En el historial quedan como Arqueo, con la nota que hayas puesto.

6Ingresos, gastos y traspasos a mano

Con el botón Movimiento de abajo cargás lo que no pasa por la caja ni por Compras:

• Agregar ingreso: un aporte tuyo, un préstamo, una devolución de un proveedor.
• Agregar gasto: el alquiler, un impuesto, el contador.
• Transferir entre cuentas: depositaste efectivo en el banco, pasaste plata de MercadoPago al banco. Resta de una cuenta y suma en la otra.
• Arqueo: el mismo de arriba.

Todo lo que cargues acá aparece en el historial de la cuenta y se puede corregir después.

7Pagar compras desde la Caja Mayor

Compras a pagar abre la lista de compras con el filtro Pendiente. Elegí una y tocá pagar.

En Caja elegí Caja Mayor (no sale de la caja del turno) y el método de pago (efectivo, transferencia…). El pago se resta de la cuenta de ese medio y no aparece en el cierre del cajero, porque esa plata no salió de su cajón.

8Socios: lo que pone cada uno y el reparto de ganancias

Si el negocio tiene socios, la pestaña Socios (al lado de Negocio y Personal) lleva la cuenta de cada uno: cuánto puso, cuánto se llevó y cuánto cobró de ganancias.

1. Cargar a los socios

Tocá Agregar socio, poné el nombre y el porcentaje de las ganancias que le corresponde. Entre todos no pueden pasar de 100%; si no suman 100%, te avisa.

2. Anotar lo que pone cada uno

Tocá el socio (o el botón Movimiento) → Registrar aporte. Elegí dónde quedó la plata:

• Una cuenta del negocio (Banco, Efectivo…): la plata entra a esa cuenta y aparece en su historial.
• La pagó directamente: cuando el socio compró algo para el negocio con su plata (la heladera, las mesas). Queda anotado como aporte suyo, pero no entra a ninguna cuenta porque nunca pasó por el negocio.

Si un socio se lleva plata (le devolvés parte de lo que puso, un adelanto), usá Registrar retiro y elegí de qué cuenta sale.

3. Repartir las ganancias

Tocá Repartir ganancias. Elegí el período (Este mes, Mes pasado o Elegir fechas) y la Caja Mayor calcula la ganancia: lo que entró por ventas y cobros menos compras y gastos.

1. En ¿Cuánto se reparte? viene la ganancia entera. Podés poner menos y dejar el resto en el negocio.
2. Abajo aparece cuánto le toca a cada socio según su porcentaje. Si acordaron otra cosa, cambiá los montos.
3. Elegí de qué cuenta sale la plata y tocá Registrar reparto.

Cada reparto queda en la tarjeta del socio como Ganancias y no le baja lo que tiene puesto en el negocio: cobrar ganancias no es retirar el capital.

Para ver el detalle de un socio tocalo → Ver movimientos. Si cargaste algo mal, tocá el movimiento para borrarlo (se borra de las dos cuentas a la vez).

9Administrar cuentas

Desde Administrar cuentas creás, renombrás y desactivás cuentas, y elegís qué ventas suman a cada una. Por ejemplo, si tenés dos bancos, creá "Banco Galicia" para las transferencias y dejá "Banco Nación" solo para movimientos a mano.

10¿Segunda caja (Tesorería) o Caja Mayor?

Hay dos formas de juntar la plata del negocio en Qaja R, y las dos sirven. Muchos comercios abren una segunda caja en Caja → Otras cajas (la llaman "Tesorería", "Caja mayor", "Proveedores") y al cerrar cada turno le pasan el efectivo. La Caja Mayor hace lo mismo, pero sin tener que mover la plata a mano.

¿Cuál conviene?

• Si ya usás una Tesorería y te funciona, seguí así: no cambia nada y no tenés que migrar nada.
• Si querés saber cuánto tenés en cada lado (efectivo, banco, MercadoPago) y controlar lo que rinde cada cajero sin pases manuales, usá la Caja Mayor.
• Si tu internet se corta seguido, la Tesorería tiene una ventaja: en la PC funciona sin conexión.

11Preguntas frecuentes

El Efectivo de la Caja Mayor no coincide con lo que hay en el cajón

Es lo esperable: el Efectivo de la Caja Mayor es toda la plata en efectivo del negocio (el cajón del turno + lo que guardaste + la Tesorería). Para que refleje la realidad, revisá los cierres en Rendición de cajas y, cada tanto, hacé un Arqueo.

Hice un retiro de la caja y el Efectivo no bajó

Correcto: un retiro saca la plata del cajón, pero sigue siendo del negocio. Si la llevaste al banco, cargá una Transferencia de Efectivo a Banco. Si te la llevaste para vos, usá el espacio Personal (Transferir a Personal).

Revisé un cierre con el monto equivocado

Abrilo en Revisadas y tocá Revisar de nuevo: reemplaza lo que había registrado. No hace falta borrar nada a mano.

¿Dónde quedó Economía?

Es la misma pantalla, que ahora se llama Caja Mayor. Tus cuentas, saldos y movimientos siguen exactamente igual.